仙工智能的费用管理实践 纸质报销到数字化费控的优雅升级
成立于2020年的祥光智能，其发展历程经历了非同寻常的三年，市场环境的不确定性并未影响其快速增长。作为智能制造领域的初创企业，祥光智能的企业数字化布局正处于一个良好的时期，在其自身的数字基因和成熟的数字产品环境中。通过使用分贝顿，祥康智能有效地简化了支出管理流程，实现了多系统协作，使每个职位都能更好地专注于自己的工作。优雅升级纸张报销手续费管理在数字化的早期阶段，香贡智能采用了手动签名的方式进行报销。如果考虑到部门主管和财务时间等因素，这种方法会延长文件的流通周期，并减缓员工报销过程。从2021年开始，仙工员工人数将激增，随着员工人数的快速增长，报销文件数量翻了一番，传统的报销方式已不再适用。一方面，由于贤王的大大小小的项目有上千个，所有的成本核算都是以项目为基础的，所以按项目结算费用，事后报销的方式，由于报销的延误，延误了项目的终止，项目管理的及时性较差。另一方面，由于香贡智能业务遍布国内外，销售人员出差频繁，周期长，营业长达300天，因此发生了大量的差旅报销。与此同时，员工每次提交文件时都会附加10多张发票，再加上前后的更正和批准，如员工信息填写有误，财务状况有些不堪重负。
“在考察佣金管理和报销制度时，我们发现市场上的产品基本上还不错，但本质上是将线下审批和填写工作转移到线上逻辑上，最后还是需要手工打印和粘贴门票。这样的变化并不能解决核心问题。据祥康智能数字化负责人叶先生介绍，最初的选择可以满足额外报销的一站式功能，同时将报销率降低90%以上，成功地解决了祥康智能在人员快速扩张和报告销售激增的管理问题。利用分贝通，仙工全体员工可以在平台上进行统一的出差、采购消费，公司统一的结算;平台还支持通过准确的发票识别快速识别的报销功能，包括金额、纳税人编号等。同时，员工在提交报销报表时，可以将同事的业务消费支出联系起来，从而减少项目成本回收的财务工作量。进一步数字化系统连接高效“，祥公将从2020年开始对企业进行数字化布局，并采购多个相关系统，如人力资源系统、费用管理系统、ERP等。今年，我们开始了数字化的第二阶段，重点是跨系统优化。“他说。向公通过分贝路径实现企业微信考勤和人员结构映射，自动生成会计证书，对接会计系统，实现从OA、成本控制系统、财务系统等实现闭环管理。
在具体使用方面，在系统未连接之前，仙王需要大量的人工系统维护，包括人员入职、每个系统的隔离信息同步、财务录入、证书录入等。当大多数基本的手工工作都以系统的方式得到解决时，从员工到管理、管理和财务的工作量就会得到很大的释放。祥公财务经理傅先生表示，系统对接是非常必要的，如果所有系统都处于独立状态，就会在不同的系统中反复操作，导致效率低下。在过去，会计需要手动导入财务系统，使用Excel表格，特别是支出复杂的费用，耗费了大量的时间。现在，只需点击在后台通过DB进行Web管理，自动生成凭证，自动同步到财务系统，告别了手动凭证录入的时代。数据应用支出管理的标准化Ye表示，数字工具应用的核心之一是利用数据价值。目前，所有消费数据都自动存储在平台上，因此管理人员还可以将所有支出数据发送给部门负责人，以协助部门预算规划和员工行为准则。在成本数据的帮助下，贤王开发了一系列灵活的控制方法。例如动态调整每月一次车辆申请，如果有频繁出行要求，则根据每月申请次数，进行更宽的范围限制。此外，根据员工的消费，在系统中设置了一系列商务旅行规则，如跨国机票等级、火车座位、不同城市的酒店差异标准限制等。在过去，仙工受到行政的限制，容易发生过度消费。通过系统的事前管理，所有消费标准和规范都以事前审批的形式规范化，使企业商业消费管理得以有效落地。“从2023年开始，我们将专注于优化数据分析，以帮助决策者。在谈到向贡数字化计划的下一步时，叶先生表示，挖掘数据能力并使业务决策成为可能，将是最重要的部分。考虑到公司数字化的现状，我们相信数据授权可以有效实施。